7 astuces pour une signature de mail réussie !

Signature de mail

Pour vos clients ou partenaires, votre signature de mail doit présenter les informations essentielles à votre sujet et éventuellement sur votre entreprise. Le challenge ? Avoir une signature de mail à la fois efficace et qui donne envie d’en savoir plus. Voici 7 conseils aussi pratiques qu’indispensables !

1. Des outils pour générer une signature de mail

Pour les webmasters en herbe, il est facile avec un simple éditeur HTML comme Adobe Dreamweaver ou NotePad ++ (gratuit) de générer un fichier HTML correspondant à sa signature. Celui-ci pourra ensuite être utilisé dans votre logiciel d’email préféré. (Outlook, Notes…)

Cependant pour la majorité d’entre nous qui ne connait pas le HTML, il y aussi un site internet qui propose ce service plutôt pratique : Wisestamp.com.

Vous saisissez les informations clés et le site se charge tout !
Vous pouvez même choisir votre “template” (modèle) pour un style adapté.

L’usage est gratuit à condition d’intégrer le lien vers le site de la société. Sinon, c’est un service payant à l’abonnement à 6 euros/mois.

2. Quelles informations inclure dans la signature de mail ?

Voici les informations indispensables qu’il faut inclure :

  • Votre Prénom, Nom
  • Votre Intitulé de poste, Nom de la société (ou logo)
  • Les coordonnées pour vous joindre : téléphone (pensez au préfixe international! +33) et email
  • Le lien vers le site de votre entreprise

En option, vous pouvez inclure les liens vers les réseaux sociaux de votre entreprise.
1 condition indispensable néanmoins : vous assurez au préalable qu’ils soient réellement gérés par une équipe et que le contenu soit à jour.

Option 2, le message Eco-friendly pour rappeler que l’impression de papier n’est pas toujours indispensable.
Mais attention à ne pas surcharger votre signature de mail, c’est le risque.

Enfin, je ne recommande pas de mettre l’adresse postale complète de la société.
Vous pouvez la communiquer uniquement lorsque cela est nécessaire.

Voici un exemple à ne pas suivre :
signature de mail trop longue

Non, il n’est pas nécessaire de proposer un mini site web à la fin de votre mail 🙂

Incluez des informations évènementielles

Votre entreprise organise un évènement très important ou participe à un salon majeur ? Vous lancez un nouveau produit révolutionnaire ou un service très attendu ?

Vous pouvez profitez de l’occasion pour passer le message au plus grand nombre en ajoutant un lien à ce sujet en fin de signature.

Chaque email envoyé sera un relai supplémentaire pour l’évènement.

Pensez simplement à la taille finale de la signature, quitte à enlever d’autres informations temporairement.

3. Adopter une présentation hiérarchisée

Cela permet d’indiquer les informations les plus importantes en plus grand (ou plus visible).
Voici pour l’exemple très schématique ci-dessous :

Prénom, Nom

Mon poste – Mon entreprise

Mon numéro de tél. – Mon email
Site internet de l’entreprise

Vous pouvez bien sûr jouer sur autre chose que la taille de police comme la couleur par exemple.

4. Attention aux images !

Les clients email ont parfois de drôle de façon de (mal)traiter les images.

De plus, certaines personnes désactivent même les images des emails et ne tolèrent que le format texte brut.

Dans ce cas, toute vos images ne sont pas affichées, ce qui peut rendre votre signature incompréhensible.

Veillez donc à tester par précaution le rendu de votre signature sur un client mail texte basique.

5. Ayez une signature de mail Mobile-Friendly

Puisque nous sommes au chapitre du rendu de la signature, pensez au mobile !

De nombreux professionnels utilisent autant leur mobile que leur PC (ou Mac) pour ouvrir leurs emails.

Il est donc important que l’affichage de votre signature de mail demeure lisible y compris sur de petits écrans de smartphone.

6. “Tracker” vos liens de mails

Cet avant-dernier conseil est plutôt réservé aux personnes qui travaillent dans le digital, le marketing ou les ventes.
En même temps, la digitalisation concerne toute l’entreprise.

Aussi, même si vous travaillez des les RH, vous pouvez parfaitement demander à votre collègue du Marketing de vous envoyer une URL de tracking.

Petit rappel : “tracker” un lien (via une URL de tracking) permet simplement de savoir combien de personnes ont cliqué dessus.

Vous pouvez aussi générer un lien spécial via un raccourcisseur d’URL qui traque les clics. En voici un : Bitly !

2 avantages :

  • Vous êtes soucieux des préoccupations des autres départements de votre entreprise !
  • Vous pourrez ensuite savoir le nombre de personnes qui consultent – par exemple le site de l’entreprise, via la signature de mail

Voilà, vous avez de nouveaux amis au sein du Marketing 😉

7. Faut-il inclure une photo ?

Ce n’est pas la pratique la plus répandue en France en tout cas… donc je ne vous déconseillerai à priori.
Si l’on va plus loin, on peut dire que cela dépend du contexte de l’entreprise.

Si vous venez d’arriver, posez-vous la question aussi de savoir quel est l’usage dans la société.
Vous travaillez dans une startup ? Peut être y a-t-il un modèle prêt à l’emploi qui inclut (ou pas) une photo…

Si votre photo est la fois professionnelle et sympathique, que c’est dans les usages, alors dans ce cas bien sûr il n’y a pas d’inconvénient.
Si vous avez un doute abstenez-vous. Une photo de mauvaise qualité ou peu avantageuse peut vite vous décrédibiliser aux yeux d’un client par exemple…

C’est tout pour nos conseils pour une signature de mail réussie. Si votre défi du jour concerne aussi votre CV, alors suivez ici ces quelques conseils pour optimiser votre CV.

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Pour vos clients ou partenaires, votre signature de mail doit présenter les informations essentielles à votre sujet et éventuellement sur votre entreprise. Le challenge ? Avoir une signature de mail à la fois efficace et qui donne envie d'en savoir plus. Voici 7 conseils de pros aussi pratiques qu'indispensables !
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