8 conseils pour une gestion des mails en entreprise efficace !

Gestion des mails en entreprise
Vous pouvez facilement améliorer la gestion des emails en entreprise en mettant en place ces 8 conseils pratiques. C’est bien connu, l’email nuit à la productivité en général car il interrompt bien souvent sa concentration. Nous vous livrons plusieurs conseils de professionnels pour donner de l’air à votre boîte mail !

1. Appliquer la règle des 2 minutes

Tout d’abord, pensez à utiliser la règle des 2 minutes.
Le concept est simple :

Si le mail que vous lisez nécessite une action de votre part qui prend moins de 2 minutes, alors traitez-le directement !

Règle N°1

Il est conseillé de s’y tenir même si l’email en question n’est pas le plus prioritaire de votre liste.

Pourquoi est-ce important pour la gestion des mails en entreprise ?

Parce qu’il vous demandera bien moins de temps et d’effort que :

  • d’archiver le message en question,
  • le retrouver,
  • et prendre à nouveau connaissance du sujet pour y répondre.

En lisant l’email, vous avez déjà fait pratiquement la moitié du travail. Autant, ne pas s’arrêter en si bon chemin.

Sur une semaine, vous améliorez grandement votre productivité avec cette astucieuse gestion des mails en entreprise.

2. Être plus concis dans ces emails

En étant plus concis, non seulement vous augmentez les chances d’une réponse plus rapide de vos collègues, clients ou partenaires mais avez plus de chance d’avoir en retour également un message plus court et précis.

En effet, les gens inconsciemment répondent souvent à un email par une taille à peu près similaire au mail expédié.
Si vous gardez une taille raisonnable, vous irez à l’essentiel et perdrez moins de temps en lecture.

La bonne gestion des mails en entreprise passe donc aussi par une diminution du “bruit” lié aux nombreux mails et aux mails fleuves.

Gestion efficace des mails

3. Gestion efficace des emails : réfléchir avant de créer un nouveau mail

Dans certaines situations, si vous avez besoin de plus de place par exemple, peut être qu’il vaut mieux appeler votre interlocuteur.
Vous pouvez aussi aller le voir directement ou encore organiser une réunion si il y a plusieurs intervenants.

Même si l’email est pratique, il n’est pas toujours approprié ni performant.
Souvenez-vous que si vous ne créez pas un nouvel email, ce seront moins d’échanges ultérieurs à gérer dans votre boîte email, au moins dans un premier temps en tout cas.

En résumé, sachez vous détacher de l’outil parfois pour être plus efficace !

Règle de gestion des mails

4. Règle de gestion des mails : utilisez des mots clés

Les mots clés ne sont pas uniquement dédiés aux moteurs de recherche en ligne.
Ils sont très pratiques également pour retrouver un sujet que vous avez abordé récemment par email mais qui est noyé sous la centaine de mails reçus depuis !

Afin que vos sujets de mails demeurent lisibles, commencer votre objet de mail par le titre habituel puis ajouter par exemple un tiret ‘-‘ et 2 ou 3 mots clés.

Exemple :
Réunion sur l’organisation du salon ‘Blabla’ – évènement blabla logistique

Attention, à ne pas surcharger l’objet non plus. Ce sera vraiment 3 mots clés maximum et parfois un seul suffira!

Ainsi, vous pourrez retrouver facilement votre mail en saisissant dans le champ de recherche de votre boîte mail le nom du salon et le terme logistique, si c’était le principal sujet de discussion.

On l’oublie trop souvent mais ce champ de recherche est extrêmement pratique !

5. Gestion des mails en entreprise : demander parfois à ne pas être en copie

Vous êtes manager d’une équipe. Plusieurs personnes de votre équipe travaillent avec vous et une relation de confiance s’est installée. Il n’est pas nécessaire dans ce cas d’être mis en copie de chaque email ou initiative d’une des personnes de votre équipe.

C’est leur rôle de vous informer directement si votre attention est requise.
Vous pouvez donc leur indiquer qu’il sélectionne les emails où vous êtes en copie.
Cela vous permettra de ne suivre que les échanges vraiment importants et donc allègera votre travail de tri.

Objectif : éviter de se retrouver en fin de journée avec une liste de mails et d’échanges interminables et sans intérêts majeurs

Gestion du temps mail

6. Gestion de mails en entreprise : gérez l’étiquette “Non-lu” avec succès

L’étiquette de mail “Non-lu” est très pratique. Elle vous permet d’effectuer un premier niveau de tri en quelques secondes.

Vous prenez connaissance de l’email, celui-ci passe alors automatiquement en “Lu”.
En revanche, il est probable que cet email demande une action supplémentaire et du temps pour y répondre.

Dans ce cas, s’il nécessite d’y revenir, remarquez-le simplement en “Non-lu”.
Ainsi, vous verrez visuellement ce qui nécessite d’être traité dans vos emails. (Messages souvent en gras si Non-lu)

Une façon optimale de gérer ses emails est d’essayer de faire en sorte de finir la journée avec aucun mail “Non-lu”. Ce n’est pas toujours possible, dans ce cas le matin suivant on fera le nécessaire pour éviter l’empilement de mails qui nuit au travail quotidien.

7. Préserver des moments de concentration

Pour avoir la journée la moins productive possible, restez sans cesse connecté à votre boîte email ! 🙂
L’email nuit fortement à la productivité car il interrompt chaque moment de concentration.

En parallèle, il n’est pas possible de se couper de ses emails pendant une période trop longue pour diverses raisons : emails de client urgents, problèmes techniques qui doivent être résolus au plus vite, demande importante de la direction…

Alors comment faire ?

Afin de ne pas être en alerte en permanence, sachez parfois couper les notifications pendant une période de temps définie (exemple 1 heure ou 2 maximum).

Si vous devez élaborer un plan d’action, une stratégie commerciale, ou encore préparer une réunion importante, il vous faut pouvoir le faire en étant pleinement concentré à votre tâche.

Sachez donc définir quelques créneaux déconnectés dans la semaine pour ces tâches particulièrement importantes.
Souvenez-vous de l’adage, 20% de vos actions comptent pour 80% des résultats.

Préservez donc précieusement ces 20% de temps pour un travail de qualité.
Il est important de prendre en compte cette règle pour une meilleure gestion des mails en entreprise.

Optimiser la gestion des mails

8. Optimiser la gestion des mails : adopter une routine de traitement des mails

Ce dernier point n’est pas obligatoire et vous pouvez vivre sans, néanmoins pour certaines personnes il permet d’ancrer une habitude de bonne gestion des emails et gagner en productivité.

L’idée est de procéder pour chaque email de la même façon en vous posant successivement ces différentes questions :

Les étapes

  1. Est-ce que je dois faire quelque chose suite à ce mail ?
  2. Est-ce que cela va me prendre plus de 2 minutes si je traite cet email ?
  3. Si oui, je l’ajoute à ma to-do et sinon je réponds immédiatement

Si cette façon de faire avec une routine vous intéresse, je vous conseille la lecture de ce billet en anglais très complet à ce sujet.

Voilà pour nos 8 recommandations pour une gestion des mails en entreprise optimale.

Vous voulez aller plus loin ?
Vous vous demandez s’il n’existe pas des solutions pour vous aider dans cette tâche ?

Alors, on continue ! 🙂

Bonus : quels outils pour mieux gérer ses emails ?

Certains outils qui vont au delà du simple agenda et du bloc note, peuvent être des alliés pour une meilleure gestion des mails en entreprise.

1/ MailBird : tous vos messages à un seul endroit

MailBird est pour l’instant uniquement disponible sur Windows.
Il s’agit d’un client email (comme Outlook) à la différence qu’il permet d’unifier tous vos canaux de communications.

Par exemple : votre entreprise est présente sur Whatsapp ou Slack en messagerie.
Vous avez en même temps besoin d’avoir sous la main les coordonnées LinkedIn de certaines personnes.

De plus, l’interface est très ergonomique et intuitive donc vous vous y adaptez rapidement.

C’est ce que propose principalement MailBird et c’est assez pratique !
La version de base est gratuite et pour le découvrir, c’est par ici.

2/ Unroll.me : l’ennemi du courrier indésirable

Vous avez surement remarqué, au fur et à mesure que vous restez dans une entreprise, les sollicitations externes grandissent.

En effet, votre mail est progressivement présente dans de nombreuses listes et vous commencez à recevoir bien trop de mails qui ont peu d’intérêt.

Pour conserver une gestion des mails en entreprise efficace, Unroll.me vous permet tout simplement de vous désinscrire à plusieurs inscriptions dont vous ne souhaitez plus recevoir les communications.

Pratique, simple et bien pensé, on valide !

IFTTT recettes de productivité

3/ IFTTT ou comment faire de la magie en connectant ces applis

L’appli est bien connue des entrepreneurs et des geeks.
IFTTT signifie If This Then That, soit résumé, s’il se passe ceci, alors faire cela.
La promesse est un gain de productivité significatif puisque l’appli travaille pour vous.

Super mais ça sert à quoi ?

Le principe de IFTTT est de connecter les services de différentes applis que vous utilisez en créant des routines (ou recettes).
Il est possible de faire des recettes automatiques pour un tas de choses !

Quelques exemples :

  • Si mon agenda Google indique que je suis en meeting, alors mon smartphone se met en mode silencieux automatiquement.
  • Si vous utilisez Trello pour gérez vos taches au quotidien, vous pouvez le synchroniser directement avec Google Drive
  • Ayez automatiquement un rappel de traitement d’un mail important à J+1 lorsque vous avez annoté l’email avec une étoile dans Gmail

Pour plus de recettes pour booster votre productivité, c’est par ici.

Si vous avez un outil de prédilection, n’hésitez pas à le partager dans les commentaires.

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Vous pouvez facilement améliorer la gestion des emails en entreprise en mettant en place ces 8 conseils pratiques. C'est bien connu, l'email nuit à la productivité en général car il interrompt bien souvent sa concentration. Nous vous livrons plusieurs conseils de professionnels pour donner de l'air à votre boîte mail !
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