Le recadrage peut concerner divers domaines comme par exemple le manque d’implication, les problèmes de comportements etc…
Ce type d’entretien peut être qualifié de « privilégié », car cette fois-ci il ne s agit pas seulement de faire passer des messages au salarié mais bien plus. Un vrai dialogue va pouvoir avoir lieu entre le manager et l’employé.
Cet entretien de recadrage est un passage obligé pour clarifier les choses en cas de problèmes rencontrés. Cela fait partie des droits (et même des devoirs) du manager de convoquer ses employés à ce type d’entretien, qui devra être encadré et préparé par le manager.
Clarifions un élément important d’entrée de jeu. L’entretien de recadrage n’a pas pour objectif de sanctionner le salarié. Ce n’est donc pas l’objet de l’entretien.
C’est l’entretien disciplinaire qui joue ce rôle.
L’entretien de recadrage est donc une étape qui vise justement à éviter de se retrouver dans une situation plus tendue avec l’employée qui nécessiterait d’autres mesures.
Un entretien de recadrage est nécessaire lorsqu’un salarié a commis une faute.
Il convient là de bien différencier deux notions :
Dans le deuxième cas de figure, un entretien de recadrage n’est pas approprié. Il conviendra plutôt d’échanger de manière plus informelle avec le salarié pour qu’il prenne conscience des méthodes, personnes ou outils à sa disposition pour éviter qu’elle se reproduise.
Ici, gardez à l’esprit le dictons « l’erreur est humaine ». Il faut apprendre de ses erreurs et c’est aussi le rôle du manager de faire grandir l’employé en l’aidant à trouver des solutions.
Attention néanmoins, la répétition d’erreurs de façon abusive et sans prise en compte des conseils et recommandations pourraient ensuite être considérée comme faute.
Voici donc pour ce préambule important : l’entretien de recadrage aura lieu dans le cas d’une faute.
Ok, je vous entends déjà : c’est bien gentil la théorie, mais en pratique ça donne quoi 🙂
Prenons un cas concret. François est Directeur des Ventes au sein de la société ABC. Il a récemment partagé la nouvelle stratégie commerciale à l’ensemble de son équipe de commerciaux qui sillonne la France pour vendre leurs produits.
Dans ces directives, François a clairement indiqué qu’il fallait désormais ne plus partir à la conquête de « petits clients » type micro entreprise et de cibler des structures à minima de 20 personnes.
En effet, la Directrice du Service Client lui a indiqué que les « petits » clients généraient une surcharge de travail pour ces équipes qui n’était pas gérable. Cela s’ajoute à une rentabilité faible de ce type de client d’un point de vue commercial.
Tom est un jeune commercial qui vient de rejoindre l’entreprise. Depuis la mise en place de cette directive et son arrivée, la moitié de ces 4 premiers contrats portent sur ces « petits » clients.
François lui avait fait la remarque sur le 1er contrat à l’oral. Tom est donc au courant de la directive et ne la respecte pas.
A ce moment là, il est nécessaire pour François de faire un entretien de recadrage avec Tom.
Cela vous donne donc une idée du moment et du contexte où cet entretien intervient.
Ce timing est « logique » : si François ne fait rien, la situation va empirer. S’il avait agit dès le premier contrat, Tom avait à peine 2 semaines dans l’entreprise. Il aurait donc ignoré de côté la phase d’adaptation/découverte toujours nécessaire pour un nouveau salarié.
Voici quelques éléments-clés à garder en tête lorsque vous convoquez un salarié pour un entretien de recadrage :
Dites au salarié que vous allez lui parler d’un problème qui est survenu.
Evitez les termes négatifs comme reproche ou sanction car cela peut effrayer le salarié et génère une défiance immédiate. Pensez aux mots justes, restez sur le factuel.
Bon point : le contrat comporte des termes tels que « réaliser des objectifs« , ce qui rentre dans le cadre du constat.
Prenez en compte les propos de l’employé et ne gardez pas tout pour vous, il doit pouvoir s’expliquer. Il est bon aussi quelques minutes avant votre entretien pour prendre connaissance des faits reprochés et envisager une solution.
N’hésitez pas à dire au salarié ce qui vous semble juste ou non durant son explication pour clarifier la situation et éviter toute incompréhension.
Commencez le début de l’entretien en lui expliquant votre rôle de manager.
Cette étape a pour but d’avoir une compréhension commune du cadre pendant votre échange.
Il faut privilégier des questions ouvertes car le but est vraiment d’entendre au maximum ce qu’a à dire votre collaborateur.
Pratiquez une écoute active, pour faire préciser chaque zone d’ombre. Tout doit être clair pour vous. Parfois, la faute pourra être lié aux comportements d’autres personnes, vous devez avoir le plus d’élément possible pour être juste et bien apprécier le contexte.
Voici quelques questions pour vous aider à faire face à un entretien de recadrage :
Un entretien de recadrage est très important car il permet à tous les acteurs d’une situation désagréable ou une mauvaise ambiance se crée, de pouvoir remettre les choses en place. Il peut être difficile à la fois pour le manager et le collaborateur.
Cependant, il est indispensable pour retrouver une bonne communication et aller de l’avant.
N’hésitez pas également à montrer et exprimer vos sentiments à la première personne. En montrant que son comportement vous affecte directement.
L’objectif de l’entretien de recadrage est de responsabiliser : il est donc nécessaire d’adopter un ton neutre et professionnel car il s’agit de faire prendre conscience au collaborateur que quelque chose ne va pas.
Soyez précis et ferme. Il ne faut pas se perdre en circonvolutions = tourner autour du pot 🙂
Votre discours doit être clair et direct : ne faites surtout pas passer des messages par des intermédiaires. C’est vous qui devez gérer la situation et la clarifier, voire ultérieurement si besoin, adopter des mesures qui iront jusqu’à des sanctions.
Maintenant, que l’on a dit cela, votre attitude doit être l’écoute active. Surtout et sur la forme, n’hésitez pas à conclure votre entretien par une note positive si vous sentez que cette conversation a été constructive. Renouvelez-lui votre confiance.
Si votre collaborateur a bien compris le message, vous pourrez repartir sur de bonnes bases !
Le comportement d’un collaborateur peut être très différent d’un salarié à l’autre lors de ce type d’entretien. Cela dépend des circonstances, du contexte et de sa personnalité notamment.
Il n’est pas toujours évident de se lancer dans un entretien de recadrage. Cependant, cela est une bonne chose, car il devient impossible de ne pas faire face à certaines situations.
Il y a un coût considérable à ne rien dire mais surtout rester indifférent face aux comportements des autres, cela porte atteinte à l’organisation.
Imaginons un collaborateur dont vous souhaitez aborder le comportement exécrable et déplacé. Encore faut-il qu’il entende ce que vous lui dites !
Il est donc naturel que vous souhaitiez remettre les choses en place, afin qu’il n’y ait pas de dommage collatéral pour votre entreprise. Cependant, il ne faut pas que ce soit trop violent pour le collaborateur ! Il n’est pas pertinent d’adopter un ton dur et cassant car votre message risquerait fortement d’être mal reçu par votre employé… Ce serait perdant-perdant !
La confiance peut être restaurée, toutefois, il ne faut pas se voiler la face : les choses ont dérapées. L’entretien de recadrage sera donc nécessaire pour que tout rentre dans l’ordre !
De plus, votre collaborateur doit comprendre que vous êtes sincèrement attaché à son développement et au bien-être de l’entreprise. Votre ton doit être ferme sans pour autant paraître agressive ou cassant.
Voici quelques conseils suivant les discours qui vous seront tenus :
On termine avec une petite énigme, nous n’avons pas trouvé le terme idéal pour traduire ce type d’entretien en Anglais. Pourtant, cela peut servir pour ceux d’entre vous qui travaillent à l’international.
Nos recherches ont abouti sur :
Bref, si vous êtes bilingue et que vous avez l’expression exacte, dites le nous en commentaire.
On l’ajoutera ici pour éviter toute ambiguïté !
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