Comment gérer un entretien de recadrage ? …et assumer son leadership

Comment gérer un entretien de recadrage ?
Lorsque l’on est manager, quelque soit son niveau dans la hiérarchie, il est parfois nécessaire de convoquer un salarié à un entretien de recadrage.

Ce n’est pas forcément ce qui fait le plus plaisir, mais c’est là un devoir indispensable du manager pour mener une équipe dans la bonne direction.

Alors, comment bien gérer un entretien de recadrage ? qu’est ce qu’il faut dire ? et quel est l’objectif de cette démarche ? Clarifions le rôle de ce RDV important pour tout manager et employé.

Qu'est-ce qu'un entretien de recadrage ?


Un entretien de recadrage est un moment où le manager convoque l’employé pour clarifier et régler certains points.

Le recadrage peut concerner divers domaines comme par exemple le manque d’implication, les problèmes de comportements etc…

Ce type d’entretien peut être qualifié de “privilégié”, car cette fois-ci il ne s agit pas seulement de faire passer des messages au salarié mais bien plus. Un vrai dialogue va pouvoir avoir lieu entre le manager et l’employé.

Cet entretien de recadrage est un passage obligé pour clarifier les choses en cas de problèmes rencontrés. Cela fait partie des droits (et même des devoirs) du manager de convoquer ses employés à ce type d’entretien, qui devra être encadré et préparé par le manager.

Entretien de recadrage et la sanction

Entretien de recadrage et la sanction

Clarifions un élément important d’entrée de jeu. L’entretien de recadrage n’a pas pour objectif de sanctionner le salarié. Ce n’est donc pas l’objet de l’entretien.

C’est l’entretien disciplinaire qui joue ce rôle.

L’entretien de recadrage est donc une étape qui vise justement à éviter de se retrouver dans une situation plus tendue avec l’employée qui nécessiterait d’autres mesures.

Quand faire un entretien de ce type ?

Un entretien de recadrage est nécessaire lorsqu’un salarié a commis une faute.

Il convient là de bien différencier deux notions :

  1. la faute : celle qui est réalisée volontairement par le salarié
  2. l’erreur : qui est elle involontaire

Dans le deuxième cas de figure, un entretien de recadrage n’est pas approprié. Il conviendra plutôt d’échanger de manière plus informelle avec le salarié pour qu’il prenne conscience des méthodes, personnes ou outils à sa disposition pour éviter qu’elle se reproduise.

Ici, gardez à l’esprit le dictons “l’erreur est humaine”. Il faut apprendre de ses erreurs et c’est aussi le rôle du manager de faire grandir l’employé en l’aidant à trouver des solutions.

Attention néanmoins, la répétition d’erreurs de façon abusive et sans prise en compte des conseils et recommandations pourraient ensuite être considérée comme faute.

Voici donc pour ce préambule important : l’entretien de recadrage aura lieu dans le cas d’une faute.

Entretien de recadrage : un exemple

Entretien de recadrage : un exemple

Ok, je vous entends déjà : c’est bien gentil la théorie, mais en pratique ça donne quoi 🙂

Prenons un cas concret. François est Directeur des Ventes au sein de la société ABC. Il a récemment partagé la nouvelle stratégie commerciale à l’ensemble de son équipe de commerciaux qui sillonne la France pour vendre leurs produits.

Dans ces directives, François a clairement indiqué qu’il fallait désormais ne plus partir à la conquête de “petits clients” type micro entreprise et de cibler des structures à minima de 20 personnes.

En effet, la Directrice du Service Client lui a indiqué que les “petits” clients généraient une surcharge de travail pour ces équipes qui n’était pas gérable. Cela s’ajoute à une rentabilité faible de ce type de client d’un point de vue commercial.

Tom est un jeune commercial qui vient de rejoindre l’entreprise. Depuis la mise en place de cette directive et son arrivée, la moitié de ces 4 premiers contrats portent sur ces “petits” clients.

François lui avait fait la remarque sur le 1er contrat à l’oral. Tom est donc au courant de la directive et ne la respecte pas.

A ce moment là, il est nécessaire pour François de faire un entretien de recadrage avec Tom.

Cela vous donne donc une idée du moment et du contexte où cet entretien intervient.

Ce timing est “logique” : si François ne fait rien, la situation va empirer. S’il avait agit dès le premier contrat, Tom avait à peine 2 semaines dans l’entreprise. Il aurait donc ignoré de côté la phase d’adaptation/découverte toujours nécessaire pour un nouveau salarié.

Comment mener l’entretien de recadrage ?

Voici quelques éléments-clés à garder en tête lorsque vous convoquez un salarié pour un entretien de recadrage :

Dites au salarié que vous allez lui parler d’un problème qui est survenu.

Evitez les termes négatifs comme reproche ou sanction car cela peut effrayer le salarié et génère une défiance immédiate. Pensez aux mots justes, restez sur le factuel.

Bon point : le contrat comporte des termes tels que “réaliser des objectifs“, ce qui rentre dans le cadre du constat.

Prenez en compte les propos de l’employé et ne gardez pas tout pour vous, il doit pouvoir s’expliquer. Il est bon aussi quelques minutes avant votre entretien pour prendre connaissance des faits reprochés et envisager une solution.

N’hésitez pas à dire au salarié ce qui vous semble juste ou non durant son explication pour clarifier la situation et éviter toute incompréhension.

Commencez le début de l’entretien en lui expliquant votre rôle de manager.

Cette étape a pour but d’avoir une compréhension commune du cadre pendant votre échange.

Les 5 étapes clés pour ce type d'entretien

Les 5 étapes clés pour ce type d’entretien :

  1. Préparer l’entretien et qualifier la faute : dans notre exemple précédent, Tom n’a pas suivi à plusieurs reprises la nouvelle directive commerciale. Pour rappel, viser des clients d’une certaine taille pour pérenniser l’activité et le bon développement de l’entreprise.
  2. Convoquer à l’entretien et énoncer les faits et leurs conséquences : Tom, je constate que tu ne t’inscris pas dans la nouvelle stratégie commerciale. Cela a pour conséquence de fragiliser le service client et nuit à notre rentabilité.
  3. Questionner et surtout écouter son collaborateur : Tom, que penses-tu de cette situation ? …
  4. Proposer une solution et établir un “contrat” : accord tacite avec engagement du collaborateur, si besoin formalisé par écrit.
  5. Rétablir la confiance tout en veillant au bon déroulement de l’après. Cela nécessite un suivi qui ne doit pas être un flicage mais un simple contrôle que les éléments échangés sont bien respectés.
question mark on chalk board

Quelles questions pour entretien de recadrage ?

Il faut privilégier des questions ouvertes car le but est vraiment d’entendre au maximum ce qu’a à dire votre collaborateur.

Pratiquez une écoute active, pour faire préciser chaque zone d’ombre. Tout doit être clair pour vous. Parfois, la faute pourra être lié aux comportements d’autres personnes, vous devez avoir le plus d’élément possible pour être juste et bien apprécier le contexte.

Voici quelques questions pour vous aider à faire face à un entretien de recadrage :

  • Qu’est-ce qui s’est passé ?
  • Comment se fait-il que cela se soit déroulé ainsi ?
  • Y’a-t-il des freins ou as-tu rencontré des difficultés pour ne pas faire différemment ?
    si oui, lesquelles ?
  • Comment penses-tu pouvoir apporter une solution ?
  • Quelles conséquences penses-tu que cela puisse avoir sur l’entreprise ?
    les autres membres de l’équipe ?
  • Es-tu d’accord pour t’engager avec moi sur une nouvelle façon de faire ?
  • etc…

Un entretien de recadrage est très important car il permet à tous les acteurs d’une situation désagréable ou une mauvaise ambiance se crée, de pouvoir remettre les choses en place. Il peut être difficile à la fois pour le manager et le collaborateur.

Cependant, il est indispensable pour retrouver une bonne communication et aller de l’avant.

N’hésitez pas également à montrer et exprimer vos sentiments à la première personne. En montrant que son comportement vous affecte directement.

Quel formalisme pour cet entretien de mise au point ?

L’objectif de l’entretien de recadrage est de responsabiliser : il est donc nécessaire d’adopter un ton neutre et professionnel car il s’agit de faire prendre conscience au collaborateur que quelque chose ne va pas.

Soyez précis et ferme. Il ne faut pas se perdre en circonvolutions = tourner autour du pot 🙂

Votre discours doit être clair et direct : ne faites surtout pas passer des messages par des intermédiaires. C’est vous qui devez gérer la situation et la clarifier, voire ultérieurement si besoin, adopter des mesures qui iront jusqu’à des sanctions.

Maintenant, que l’on a dit cela, votre attitude doit être l’écoute active. Surtout et sur la forme, n’hésitez pas à conclure votre entretien par une note positive si vous sentez que cette conversation a été constructive. Renouvelez-lui votre confiance.

Si votre collaborateur a bien compris le message, vous pourrez repartir sur de bonnes bases !

Quel comportement en entretien de recadrage ?

Quel comportement en entretien de recadrage ?

Le comportement d’un collaborateur peut être très différent d’un salarié à l’autre lors de ce type d’entretien. Cela dépend des circonstances, du contexte et de sa personnalité notamment.

Il n’est pas toujours évident de se lancer dans un entretien de recadrage. Cependant, cela est une bonne chose, car il devient impossible de ne pas faire face à certaines situations.

Il y a un coût considérable à ne rien dire mais surtout rester indifférent face aux comportements des autres, cela porte atteinte à l’organisation.

Imaginons un collaborateur dont vous souhaitez aborder le comportement exécrable et déplacé. Encore faut-il qu’il entende ce que vous lui dites !

Il est donc naturel que vous souhaitiez remettre les choses en place, afin qu’il n’y ait pas de dommage collatéral pour votre entreprise. Cependant, il ne faut pas que ce soit trop violent pour le collaborateur ! Il n’est pas pertinent d’adopter un ton dur et cassant car votre message risquerait fortement d’être mal reçu par votre employé… Ce serait perdant-perdant !

La confiance peut être restaurée, toutefois, il ne faut pas se voiler la face : les choses ont dérapées. L’entretien de recadrage sera donc nécessaire pour que tout rentre dans l’ordre !

De plus, votre collaborateur doit comprendre que vous êtes sincèrement attaché à son développement et au bien-être de l’entreprise. Votre ton doit être ferme sans pour autant paraître agressive ou cassant.

Les comportements fréquents lors de ce type d'entretien

Les comportements fréquents lors de ce type d’entretien

Voici quelques conseils suivant les discours qui vous seront tenus :

  • le salarié se trouve des excuses à tout va
    Restez sur les faits, posez des questions ouvertes et faites préciser si besoin
  • le “oui oui” timide qui signifie “vivement que ça se termine, je fais ce que je veux…”
    Le comportement du salarié semble être l’évitement du problème, c’est plutôt la mauvaise option… pour lui. Dans ce cas, il est important de formaliser des engagements par écrit de sa part.
  • le collaborateur est un nerveux, il bouillonne
    Montrez l’exemple en étant calme et posé surtout. écoutez, soyez compréhensif, mais dictez avec fermeté les règles / process en vigueur. Rappelez les conséquences de ces actions.

Comment dit-on “Entretien de recadrage” en anglais ?

On termine avec une petite énigme, nous n’avons pas trouvé le terme idéal pour traduire ce type d’entretien en Anglais. Pourtant, cela peut servir pour ceux d’entre vous qui travaillent à l’international.

Nos recherches ont abouti sur :

  • reframing interview
  • performance interview

Bref, si vous êtes bilingue et que vous avez l’expression exacte, dites le nous en commentaire.
On l’ajoutera ici pour éviter toute ambiguïté !

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Résumé
Comment gérer un entretien de recadrage ?
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Comment gérer un entretien de recadrage ?
Description
Réaliser un entretien de recadrage est rarement une perspective réjouissante. Pourtant, il s'agit d'un outil indispensable pour un manager ...
Auteur
Editeur
Entretien-dEmbauche.fr
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