Ce que le recruteur attend vraiment
La question paraît banale, mais elle compte. Un recruteur qui demande vos disponibilités a besoin de réduire les allers-retours : il veut savoir quand vous pouvez échanger, sur quel format et avec quelle marge de sécurité.
Votre réponse doit donc être pratique. Évitez les formules vagues comme "je suis disponible quand vous voulez" ou "plutôt la semaine prochaine". Proposez directement plusieurs créneaux exploitables.
Donnez au moins trois possibilités, indiquez le fuseau horaire si nécessaire, et précisez votre numéro si l'échange doit se faire par téléphone.
Modèle de réponse par mail
Bonjour [Madame / Monsieur],
Je vous remercie pour votre retour et pour l'intérêt porté à ma candidature. Je suis disponible pour un échange aux créneaux suivants :
- mardi [date] entre [heure] et [heure] ;
- mercredi [date] à partir de [heure] ;
- vendredi [date] en début d'après-midi.
N'hésitez pas à me confirmer le créneau qui vous convient le mieux. Je reste joignable au [numéro].
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
Si vous êtes déjà en poste
Ne proposez pas un créneau impossible à tenir. Un entretien placé trop vite, pendant une réunion ou dans un endroit bruyant, peut vous mettre en difficulté. Il vaut mieux proposer moins de plages, mais être réellement disponible.
Vous pouvez aussi demander si l'échange peut se faire tôt le matin, en fin de journée ou sur la pause déjeuner. La plupart des recruteurs comprennent qu'un candidat en poste doit préserver une certaine discrétion.
Répondre par téléphone
Si le recruteur vous appelle, notez immédiatement le nom de la personne, l'entreprise, le poste, la date et le format de l'entretien. Si vous ne pouvez pas consulter votre agenda, dites-le clairement.
Je suis intéressé(e) par l'échange. Je n'ai pas mon agenda sous les yeux, mais je peux vous envoyer mes disponibilités par mail dans l'heure. Quelle adresse dois-je utiliser ?
Confirmer le rendez-vous
Une fois le créneau choisi, confirmez-le. C'est court, mais cela évite les malentendus et montre que vous êtes fiable.
Bonjour [Madame / Monsieur], c'est bien noté pour notre entretien du [date] à [heure], en [visioconférence / téléphone / présentiel]. Je vous remercie et vous souhaite une bonne journée.
Les erreurs à éviter
- répondre sans salutation ni formule de politesse ;
- proposer un seul créneau très serré ;
- oublier de répondre à une autre question posée dans le mail ;
- donner des disponibilités que vous ne pouvez pas tenir ;
- laisser passer plusieurs jours sans réponse ;
- confondre fuseau horaire, format ou lieu de rendez-vous.
La question des disponibilités doit rester liée à l'organisation du recrutement. Côté employeur, les questions d'entretien doivent rester pertinentes pour le poste et éviter les sujets personnels sans lien avec l'emploi proposé.